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这是10分钟核对80000考勤记录的绝招,却没几个人知道!

编辑:中原维修网 发布于:2019-05-15 10:00 浏览量:0

做考勤的HR都知道,每个考勤机都能导出【打卡原始记录】在这个原始记录里,谁在什么时候打的卡,打了多少次卡,全都被记录下来了,【报表】因为要设置迟到、早退、旷工以及加班的规则,所以要设置有效打卡的时间段。

由于公司班次相对复杂,总会有人超出有效时间打卡,所以导致了报表出来的时候,就显示有人没打卡而旷工。

我们可以看到,考勤机的【打卡原始记录】长这样。里面包含【部门】、【姓名】、【考勤号码】,还有打卡的【日期时间】。

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我们先来分析一下,打卡机给出的报表,比原始打卡记录多出来的信息有:【迟到】、【早退】、【加班】、以及【没打卡】的记录。

这里的没打卡的记录,有的可能是因为员工请假了,有的可能是出差外出了,还有的可能是忘打卡了,最严重的是旷工了。

然后我们捋一下思路:

【迟到】——我们可以通过找到员工一天中第一次打卡时间,对比上班时间,判断员工是否迟到;

【早退】——同理,通过找到该员工当天最后一次打卡时间,对比下班时间,判断员工是否早退;

【加班】——通过计算最后一次打卡和第一次打卡之间的时间差,对比一天的应上班时长,判断员工的加班时间;

【没打卡】——则对照请假单、出差申请单等,自行判断员工到底是旷工了还是忘打卡了。

以上的思路捋清楚之后,我们就可以在Excel表里开始出报表了。这里主要用到了以下几个函数:

【if】函数:根据判断条件的真伪,返回相应的值;

【countifs】函数:多条件汇总,汇总满足多个条件的值;

【index】函数:给出特定范围,根据相应的坐标,找到正确的值。

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下面正式开始。

准备工作

将打卡【原始记录】中的【日期时间】分两列,分别显示【日期】和【时间】

我们可以看到,原始记录中的日期时间是合并显示在一列里面的,这对于我们后面的计算是不利的,所以我们第一步要让原始记录中的日期和时间分开显示,这里用到的功能是【数据分列】

选中原始记录中的【日期时间】这一列,点击菜单栏中的【数据】--【分列】,在弹出的对话框中,我们选择【固定宽度】

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然后点下一步,在日期和时间中间用鼠标点一下,建立一根分割线,或者在空白处点一下不放,然后拖动到日期和时间中间,建立一根分割线,就像这样:

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建立好分割线之后,点击下一步,我们就可以对已经分割成两列的的数据,分别设置单元格格式了。

这里我们知道左边一列应该是日期格式,右边一列是时间,我们设置好左边日期列的格式后,点一下右边时间列,设置右边列的格式,这里选择文本或者常规就好:

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设置好格式之后,点击完成,对话框关闭,我们会看到Excel工作表中的之前日期、时间合并一列显示的数据,变成了两列,就像这样:

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然后,我们需要把这两列分别重新命名为【日期】和【时间】,完成这一步之后,我们可以从表中清楚的看见某个人在某一天一共打了多少次卡,有了这样一张表之后,我们就可以放飞自我啦!哦,不是,是可以计算每天的上下班打卡时间啦!

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上班时间

第一步,找到每个人每天的第一次打卡时间

1、 先判断【时间】列的打卡时间,分别是某个员工当天第几次打卡。

在E列【时间】列的右边新建一列(即F列),命名为【第几次打卡】,并在F2单元格中输入如下公式:=COUNTIFS($B$2:B2,B2,$D$2:D2,D2)

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